事業継続計画

以前、事業承継計画について議論しました。これは、リーダーシップの円滑な移行と組織の所有構造の長期的な持続可能性を確保することに焦点を当てています。承継計画が「誰が舵を取るか」に焦点を当てる一方で、事業継続計画は、自然災害、サイバー脅威、予期せぬ市場の変化などの予期せぬ中断にも、日常業務が耐えられるようにすることを目的としています。この記事では、堅牢な事業継続計画を理解し、開発し、維持するための重要な質問を紹介し、どのような課題が発生しても業務が回復力を維持するようにします。

事業継続計画とは何か

1. 事業継続計画とは何か

重要ポイント: BCPは、予期しない事象の間に重要な機能を維持し、損失（財務的、運用的、評判的）を軽減することに焦点を当てています。

2. 事業継続計画の目的とは

事業継続計画の目的は、組織が中断に迅速かつ効果的に対応できるようにすることです。明確なロードマップを持つことで、運用の混乱を減らし、従業員、顧客、パートナーといった利害関係者への支援を確保します。

事業継続計画の目的は、主に次の4つの目標に要約されます:

• 人と資産の保護 – 従業員、顧客、重要なリソースを守る。
• 重要な業務の維持 – 重要なプロセスを継続するか、迅速に復旧する。
• 財務的損失の最小化 – 長時間のダウンタイムによる収益への影響や追加費用を抑える。
• 評判の維持 – 組織が準備され、責任を持ち、信頼できることを利害関係者に示す。

3. なぜ事業継続計画が必要なのか

計画外の中断は、大企業でも小規模な事業でも発生する可能性があります。事前に戦略を立てていない場合、ダウンタイムが以下のような結果を引き起こす可能性があります:

• 収益の損失: 短期間の活動停止でも収益に大きな影響を与える可能性があります。
• 運用の混乱: 明確な方向性がないチームは通常業務の復旧に苦労し、危機を悪化させる可能性があります。
• ブランドの評判の損傷: サービスが長時間中断されると、顧客やパートナーの信頼が失われます。

定義された事業継続計画を持つことで、長期的なダウンタイムとその波及効果に対する「保険」を購入しているようなものです。

4. なぜ事業継続計画が重要なのか

事業継続計画が重要である理由は、自然災害への対応だけにとどまりません。それは回復力への包括的なアプローチです。その重要性は以下の通りです:

• コンプライアンスと利害関係者の保証: 特定の業界では事業継続プロセスが義務付けられています。利害関係者もまた、それが整備されていることを期待しています。
• 競争優位性: 危機に迅速に適応できる企業は市場で際立ち、顧客の信頼を維持します。
• 長期的な持続可能性: 中断がビジネスモデル全体を脱線させるべきではありません。BCPは、困難な時期にも戦略的目標を達成するための軌道を維持します。

5. 事業継続計画に含めるべきものは何か

包括的な事業継続計画には通常、以下の主要な要素が含まれます:

• 主要な人員と役割: 計画の実行に関与する人とその役割を特定します。
• リスク評価: サイバー脅威、自然災害、停電などの潜在的な脅威とその発生可能性を強調します。
• 事業影響分析 (BIA): 中断が各部門や機能にどのような影響を与えるかを特定し、それに応じて優先順位を設定します。
• 重要な業務機能と復旧時間目標 (RTO): どの業務が重要で、どれくらいの速さで復旧する必要があるかを明確にします。
• コミュニケーション戦略: 従業員、顧客、サプライヤー、メディアへのコミュニケーション方法とタイミングを定義します。
• バックアップシステムとデータ復旧: 重要なシステムとデータの安全なバックアップと、それを復元する方法を確保します。
• リソース要件: 必要なリソース（設備、施設、サプライヤー）および外部パートナーシップを記録します。
• 計画の維持とテストスケジュール: 計画がどのくらいの頻度で見直され、更新され、テストされるかを確立します。

6. 事業継続計画の作成方法

堅牢な事業継続計画を作成するには、明確で実行可能な手順に分解することができます:

• チームを編成する: 重要な部門（IT、HR、運用、財務）から代表者を集めます。
• リスク評価を行う: 業界や所在地に関連する潜在的な脅威や脆弱性を特定します。
• 事業影響分析を実施する: 各中断が業務プロセスに与える影響を測定し、どの機能を最優先で復旧する必要があるかを決定します。
• 復旧目標を定義する: 許容可能なダウンタイムのレベル（復旧時間目標）およびデータ損失の許容範囲（復旧ポイント目標）を設定します。
• 対応戦略を作成する: 重要な業務の継続に焦点を当て、各種の脅威に対する詳細な手順を開発します。
• コミュニケーションプロトコルを明確にする: 従業員、顧客、メディアへの更新情報を誰がどのように伝えるかを割り当てます。
• 文書を編成する: 計画を簡単に参照できるセクションに整理します。連絡先リストやベンダー情報を含めることを忘れないでください。
• レビューと承認: 文書をリーダーシップ、主要な利害関係者、および関連部門と共有し、フィードバックと承認を得ます。

7. 事業継続計画の責任者は誰か

事業継続計画の所有権は通常、次の者が担います:

• 経営幹部または取締役会: 戦略的な方向性を提供し、十分なリソースを確保し、説明責任を維持します。
• 事業継続管理者またはチーム: 計画の開発、テスト、更新を調整します。
• 部門責任者: 計画が現実的であり、すべての重要な機能を網羅していることを確保するために、自身の専門知識を提供します。

特定の役割は組織によって異なりますが、すべての人が継続性を確保するための役割を担っています。トップリーダーが戦略を指揮し、現場チームがプレッシャー下で重要なタスクを実行します。

8. 事業継続計画をテストする方法

定期的なテストは計画の有効性を確認し、改善点を明らかにします。以下は事業継続計画の要素をテストするための実用的な方法です:

• テーブルトップ演習: 事業継続チームを集め、シミュレーションシナリオをステップごとに議論します。
• 機能ドリル: 特定の側面（例: データバックアップの復元）をテストして、手順が意図したとおりに機能することを確認します。
• 全規模シミュレーション: 実際の危機をシミュレートした組織全体の演習を実施します。リアルタイムの対応とコミュニケーションフローを評価します。
• テスト後のレビュー: 学んだ教訓を文書化し、ギャップを特定し、それに応じて計画を改良します。

結論

事業継続計画は戦略的なセーフガードであり、大きな中断から小さな中断まで、事業を継続させるためのものです。事業継続計画の目的を定義することから、事業継続計画の責任者を明確にすることまで、その目的は同じです。それは、困難な状況下で組織の人々、運営、評判を保護することです。時間をかけて計画を作成し、維持し、定期的に事業継続計画をテストすることで、回復力を強化し、どのような課題が発生しても組織を成功に導く準備が整います。